吉安市建筑協會辦公管理制度
為加強協會行政管理，建立規范化的工作體系，健全長效機制，提高協會工作效率和服務水平。根據本會章程的有關規定，特制訂辦公管理制度，使辦公室工作有章可循、照章辦事，促進各項工作規范、有序地開展。
一、會議制度
（一）工作會議
1、協會的工作會議為：會員大會、理事會、常務理事會、會長辦公會議，均由會長主持，秘書長負責會議的組織安排。
2、秘書處辦公室是工作會議的責任部門，負責會員大會、理事會、常務理事會、會長辦公會議的會務準備工作、會議記錄、整理會議紀要，會議紀要應報會長簽發。
3、理事會和常務理事會每年不少于一次，會長辦公會議每半年不少于一次。
（二）秘書處辦公會議
1、秘書處辦公會議分為辦公例會和臨時會議兩種，辦公例會和臨時會議均由秘書長主持。辦公室應在會前將辦公例會和臨時會議的內容報告會長。秘書處辦公例會原則上每月末舉行一次，臨時會議由秘書長根據工作需要確定。
2、秘書處辦公例會包括：檢查當月工作計劃完成情況，分析未完成工作的原因，提出解決的辦法；安排下月工作及其它事宜。
3、辦公會議實行民主集中制原則，如有重大問題，報請會長或常務理事會決策。
4、秘書處辦公例會的事項和內容由辦公室負責，并做好會議記錄和整理會議紀要，會議紀要報秘書長簽發后印發各部（室）執行，重要事項抄報理事或常務理事。
二、文件管理規定
秘書長是協會秘書處文件管理的負責人，辦公室是文件管理的責任部門，各部（室）依照本規定履行職責。
（一）行文管理
1、秘書處行文使用兩個文號，即“吉建協字”和“吉建協秘字”。“吉建協字”適用于以協會名義發出的文件，包括上行文、對會員單位等的正式文件，該文號需加蓋協會印章。“吉建協秘字”是以秘書處的名義發出的文件，主要是各部（室）具體業務工作文件和秘書處的內部事務管理文件等，該文號需加蓋秘書處印章。
2、各類文件實行“誰起草誰校對的原則”。辦公室對文件負責審核，報秘書長或會長批示簽發，并負責文件的文號編發、承印等工作。
3、以“吉建協字”發出的各類文件需經會長簽發，以“吉建協秘字”發出的各類文件需經秘書長簽發。
4、行文執行登記制度，由辦公室具體負責。
5、各類文件行文需使用《吉安市建筑協會行文呈批表》。
（二）收文管理
1、各級單位的來文來函或網上下載的各類文件，由辦公室負責接收、登記、呈批和歸檔。
2、辦公室根據來文來函的保密等級填寫《吉安市建筑協會文件傳閱處理表》，報秘書處或協會領導閱示。
三、印章管理規定
（一）協會的行政印章和業務專用章實行集中管理、按權限審批、留檔和使用登記的管理制度。
（二）辦公室是印章管理的責任部門，負責印章的刻制、保管和使用記錄，并設專人負責此項工作。
（三）“吉安市建筑協會”印章的使用，由會長審批。“吉安市建筑協會秘書處”印章的使用由秘書長審批。
（四）協會財務專用章由主管會計負責保管，按有關財務管理的規定使用印章。
（五）印章保管人員應保證在受控的情況下使用印章。
（六）授權委托書、法定代表人證明書、介紹信、證明書等，由專人保管，經秘書長批準后開具，并留底備查。
四、檔案管理制度
1、協會檔案由辦公室專人管理（財務檔案由財務人員負責管理），內容包括：會議文件、人事機構、年度計劃、工作總結、協會期刊、行業信息、年鑒資料等。凡能夠反映協會工作情況并具有查考利用的文件材料，以及與協會業務有關的資料均屬歸檔范圍。
2、每年第一季度，各部、室及職能人員將上一年度各自的歸檔資料整理后交檔案專管人員登記、編號、歸檔。檔案專管人員有責任催促有關人員提交歸檔資料。
3、非協會人員不得查閱檔案，并且做好保密工作。
五、辦公用品管理規定：
1、秘書長負責審批辦公用品采購、分配計劃。
2、辦公室負責制訂和實施辦公用品采購、分配計劃。
3、采購的辦公用品由專人負責登記、發放、保管。
4、辦公用品使用厲行節約，由辦公室督促、控制。
六、學習制度
1、每月組織秘書處人員進行一次集體學習。
2、學習上級有關文件、黨的基本知識，強化全心全意為會員服務的理念，廉潔自律，勤于服務。
3、學習業務、法律、法規等方面的知識，不斷提高自身素質和工作水平。
4、學習要理論和實際結合，要有創新意識。
七、考勤制度：
1、部、室（分會）負責人負責本部、室（分會）人員的考勤。
2、辦公室負責收交協會工作人員的考勤記錄并存檔。
3、協會秘書處實行每周五天工作制，執行國家法定的節假日和雙休日。
4、病、事假審批：①病假憑醫院病休證明；②事假一天的，經部、室（分會）負責人批準；一天以上三天以內的。由分管領導批準；三天以上的由秘書長批準。
5、市內離崗外出工作者，實行告知制度，部、室（分會）人員要告知部、室（分會）負責人，部、室（分會）負責人要告知秘書長。
八、調研制度
（一）圍繞協會中心工作和事關全行業發展的熱點、難點問題，年初由秘書室提出本年度調研工作意見以及重點調研課題規劃，報會長辦公會批準后實施。
（二）根據調研計劃，明確調研目的、內容、范圍，開展以實地考察與跟蹤調研相結合、了解實情與及時反饋信息相結合、發現問題與提出解決問題、改進工作的對策、建議相結合，切實增強調研的針對性和實效性。對于行業重大的、全局的、前瞻的課題，可從相關部門抽調人員，組成重點課題調研組，集中調研，重點突破。
（三）在調查研究中，要深入實際，實事求是，做到全面客觀的采集信息，經過分析和歸納，得出科學的符合實際的結論，為領導決策和指導工作提供依據。
（四）調研活動結束后要及時形成書面材料，送領導審閱，搞好調研成果轉化。
九、防火治安管理制度：
1、秘書長是協會防火治安管理的責任人。辦公室是責任部門，設專人負責此項工作。
2、辦公室負責對辦公場所治安防火工作的檢查、督促。
3、每天進行防火檢查，嚴格控制火源，妥善處理易燃品。
4、對滅火器定期進行檢查，按規定進行更換。
